Effektiv administrative Aufgaben als Freiberufler erledigen

Die meisten Freiberufler stehen mit administrativen Aufgaben auf dem Kriegsfuß. Es gibt aber Möglichkeiten, sie schnellstmöglich zu erledigen. Diese fünf Tipps helfen Ihnen dabei.

Bewahren Sie sämtliche Belege und Rechnungen für Ihre Steuererklärung in einem großen Karton auf, den Sie nur einmal im Jahr öffnen? Damit sind Sie nicht allein. Aber wenn Sie als Freiberufler arbeiten, bringt diese Vorgehensweise noch größere Probleme mit sich. Ihnen entgeht unter Umständen ein stattliches Sümmchen, wenn Sie sich nicht um Ihre Buchführung kümmern. Folglich mühen Sie sich widerwillig immer wieder mit Ihren Unterlagen ab. Was können Sie tun, um diese so ungeliebte Aufgabe von Interim Managern und Freiberuflern in kürzester Zeit zu erledigen?

Es gibt eine Reihe von Softwareprogrammen und Apps, die Interim Managern und Freiberuflern bei administrativen Tätigkeiten viel Zeit sparen. So können Sie in kürzester Zeit ein Angebot oder eine Rechnung erstellen und Ihre Einnahmen und Ausgaben automatisch vom Geschäftskonto abbuchen lassen. Für einige Buchhaltungsprogramme fallen monatliche oder jährliche Kosten an. Page Contracting bietet Interim Managern kostenlos zwei nützliche Tools an, welche Sie bei administrativen Aufgaben unterstützen. Mit PageTime können sie Ihre Projektzeiten erfassen und mit unserem Tool zur Verfügbarkeit können Sie jederzeit aktualisieren, wann Sie für Ihr nächstes Projekt bereitstehen oder einen neuen Lebenslauf hochladen.

Warum jedes Mal eine neue E-Mail verfassen, wenn Sie die gleiche Nachricht senden möchten? Es ist einfacher, eine Vorlage für E-Mails zu erstellen, die Sie regelmäßig versenden. Gleiches gilt für die wiederholte Eingabe ähnlicher Ausgaben, wie der monatlichen Telefonrechnung. Manchmal geht es schneller, etwas einmal einzugeben und dann zu kopieren.

Um Aufgaben zu erkennen, mit denen Sie unnötig viel Zeit verbringen, müssen Sie Ihre eigenen Arbeitsgewohnheiten analysieren. Wie haben Sie Ihren Arbeitstag strukturiert? Wie oft verbringen Sie Zeit in den sozialen Medien, obwohl Sie eigentlich eine Rechnung bezahlen wollten? Wie häufig entscheiden Sie sich, schnell etwas Buchhaltungsarbeit einzuschieben? Mit diesen Informationen können Sie Ihre Gewohnheiten ändern. Viele Selbsthilfebücher verweisen darauf, dass es 21 Tage dauert, neue Gewohnheiten zu etablieren. Laut einer Studie des University College London dauert es jedoch – je nach Person und Situation – durchschnittlich über zwei Monate, um eine Verhaltensweise zu ändern

“Es fühlt sich sicherlich gut an, jede eingehende Rechnung sofort zu begleichen. Aber jedes Mal, wenn Sie eine Rechnung archivieren und eine Online-Zahlung vornehmen, unterbrechen Sie eine andere Aufgabe. Sie können Zeit sparen, indem Sie Routineaufgaben in einem Block abarbeiten”, rät Stefan Zweck, Managing Director von Page Contracting. Um zu vermeiden, dass Sie den gleichen Vorgang mehrmals pro Woche wiederholen müssen, können Sie alle Zahlungen an einem bestimmten Vormittag tätigen.

Als Business Partner von Page Contracting haben Sie Zugang zu unseren kostenlosen Tools sowie einen persönlichen Berater unterstützend zur Seite. Mit unserem Gutschriftverfahren können Sie sich das Ausstellen von Rechnungen sparen. Sie liefern lediglich den Tätigkeitsnachweis und wir kümmern uns für Sie um den Rest! Außerdem können Sie bei uns Ihr Portfolio ganz einfach verwalten und Ihre Verfügbarkeiten für neue Projekte eintragen. Das bedeutet weniger Akquisearbeit für Sie und mehr Zeit für Ihre Projekte.