5 Schritte für erfolgreiches Onboarding aus dem Home Office

Die globale Gesundheitskrise hat bereits weitreichende Auswirkungen auf den Recruiting-Prozess - und einer der betroffenen Bereiche ist das Onboarding neuer Mitarbeiter. In den kommenden Wochen und Monaten werden sich viele Arbeitgeber in der ziemlich einzigartigen Position befinden, einen Mitarbeiter aus der Ferne und nicht persönlich in einem Büro oder Arbeitsbereich zu integrieren. Dies wird so lange der Fall sein, bis die Anweisungen der Regierung zur sozialen Distanzierung und zur Arbeit von zu Hause aus aufgehoben werden.

Dies ist ein herausforderndes Szenario für beide Seiten. Michael Page steht Ihnen zur Seite, um Ihnen bei der reibungslosen Umsetzung zu helfen. Hier finden Sie fünf Schritte zum erfolgreichen Remote-Onboarding eines neuen Mitarbeiters.

Schritt 1: Willkommensmail senden

Dieser Schritt kann leicht übersehen werden, ist jedoch wichtig, wenn Sie jemanden aus der Ferne onboarden. Im Mittelpunkt steht die Frage: Was soll Ihr neuer Mitarbeiter an den ersten Tagen tun? Schicken Sie eine bis zwei Wochen vor Antreten Ihres neuen Mitarbeiters eine Willkommenmail mit einem Plan für die ersten Tage. Strukturieren Sie ihn gut und teilen Sie Aufgaben, Telefonate und weiteres klar auf verschiedene Tage und Uhrzeiten auf. Dies gibt dem neuen Mitarbeiter Klarheit darüber, was von ihm zu Beginn seiner Beschäftigung erwartet wird.

Die E-Mail sollte außerdem Details zu einem Hauptansprechpartner, dem Vorgesetzten und der Personalabteilung enthalten, damit der Starter weiß, an wen er sich mit etwaigen Fragen richten kann. Senden Sie ihm auch Ihr Unternehmenshandbuch oder stellen Sie Links zu Videos und Schlüsselbereichen Ihres Unternehmens bereit, die sich direkt auf die Rolle des neuen Mitarbeiters beziehen. Falls Sie eine digitale Lernplattform haben, sollten Sie sie ebenfalls in der E-Mail nennen. Und weisen Sie dem Neuankömmling wenn möglich einen Mentor oder Buddy zu, welcher ihn beim Onboarding unterstützt. Mentoren bieten nicht nur eine Fülle von Kenntnissen, sondern können auch eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des persönlichen und beruflichlen Wachstums eines neuen Starters spielen. Während die direkten Arbeitskollegen dem neuen Teammitglied dabei helfen, sich in der neuen Umgebung zurechtzufinden, stehen Mentoren bei schnellen, alltäglichen Fragen zur Verfügung. All diese Tipps helfen neuen Mitarbeitern, sich mit Kultur, Vision und Werten Ihres Unternehmens vertraut zu machen.

Schritt 2: Technik einrichten

Stellen Sie nach Verschicken der Willkommensmail sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter für die Remote-Arbeit eingerichtet ist. Werden Sie ihm einen Arbeitslaptop und ein Diensthandy zur Verfügung stellen oder muss sich der neue Mitarbeiter selbst darum kümmern? Es ist wichtig, diese Details von Anfang an klar mitzuteilen. Sie sollten auch sicherstellen, dass er über einen geeigneten Arbeitsbereich und Zugang zu einer zuverlässigen Internetverbindung verfügt. Teilen Sie dem neuen Teammitglied einen Kontakt zu Ihrer IT-Abteilung mit, damit ihm zu Beginn des Onboarding-Prozesses Unterstützung geboten wird. Schließlich ist die Unternehmenssicherheit eine Notwendigkeit. Stellen Sie daher sicher, dass der neue Starter Ihre IT-Richtlinien kennt und sich über ein gesichertes VPN-Netzwerk anmeldet.

Schritt 3: Offene Kommunikation sicherstellen

Einige Neueinsteiger arbeiten möglicherweise alleine in ihrer Umgebung und fühlen sich ohne regelmäßige Kommunikation abgeschottet. Dies ist besonders relevant, da es unwahrscheinlich ist, dass der neue Mitarbeiter die Kollegen persönlich getroffen hat, außer vielleicht während des Einstellungsprozesses. Deshalb ist es wichtig, in den ersten Tagen eine Reihe von Videoanrufen mit Stakeholdern des Unternehmens einzurichten, da eine "persönliche" Vorstellung das Gefühl der Isolation verringert und Vertrauen schafft. Es gibt eine Reihe guter Tools wie Microsoft Teams, Zoom und Skype, um Videokonferenzen durchzuführen. Dies wird dem neuen Starter helfen, besser zu verstehen, wie seine Rolle in die umfassendere Geschäftsstrategie passt, und es hilft ihm auch, engere Beziehungen aufzubauen. Seien Sie inklusiv und richten Sie ein virtuelles Meeting ein, bei dem der neue Starter in einer Gruppenumgebung im Team willkommen geheißen wird und lassen Sie ihn wissen, dass sein Mentor/Ansprechpartner da ist, um zu helfen, wann immer er es benötigt.

Schritt 4: Regelmäßige Catch-ups planen

Es ist immer empfehlenswert, sich regelmäßig mit einem neuen Starter auszutauschen. Dies ist jedoch umso wichtiger, wenn Sie jemanden aus dem Home Office heraus onboarden. In den ersten Wochen ist ein wöchentliches 1:1-Gespräch ein absolutes Muss. Die Häufigkeit können Sie bei Bedarf in den darauffolgenden Wochen reduzieren, je nachdem inwieweit der neue Mitarbeiter direkt mit Kollegen im Austausch steht und weitere Kommunikationswege über Projekte und Prioritäten etabliert. Ergänzen Sie Ihre Videoanrufe oder Telefonate mit klaren Action Points per E-Mail - dies gibt auch Ihnen eine Grundlage, auf die Sie beim nächsten Gespräch zurückgreifen können.

Schritt 5: Feedback geben

Obwohl dies ein einzigartiges Szenario ist, erfüllt die Probezeit immer noch ihre Funktion, nämlich dass beide Seiten entscheiden können, ob die Rolle gut passt und der neue Starter die Erwartungen erfüllt. Es ist jedoch klar, dass Sie möglicherweise einige Erwartungen herunterschrauben müssen, da der Remote-Start ungewöhnlich ist und das Training im Home Office möglicherweise erschwert wird. Geben Sie dem Neustarter auch die Möglichkeit, selbst Feedback zum Onboarding-Programm zu äußern. Schließlich können auch Sie als Arbeitgeber von dieser vermutlich neuartigen Situation lernen.

In diesen unsicheren Zeiten ist es wichtig, dass Sie Ihrem neuen Mitarbeiter angemessenes Coaching, persönliche Unterstüztung und konstruktive Anleitungen bieten. Falls Sie ein Talent-Development-Team in Ihrem Unternehmen haben, sollten Sie dieses außerdem bitten, Trainings mit dem neuen Mitarbeiter durchzuführen oder den Fortschritt auf digitalen Lernplattformen nachzuverfolgen.

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Michael Page